Case Study
Teamperformance

Akzeptanz und Involvement für das IT-Projekt einer HR-Abteilung schaffen.

Für die 38 Mitarbeitenden des Personalamtes einer deutschen Großstadt stand die Implementierung eines Erweiterungspaketes von SAP-HCM an. Das Projekt wirkte sich auf die Geschäftsprozesse der HR-Abteilung aus und kam on top zum Tagesgeschäft und der Beteiligung an einem ämterübergreifenden Digitalisierungsprojekt. Folgende Erwartungen waren mit dem Auftrag verbunden:
  1. Einbindung des eigentlichen IT-Fachprojektes mit zeitlicher und inhaltlicher Synchronisierung
  2. Wertschätzung vermitteln und positive Grundstimmung für die Projektziele aufbauen 
  3. Durchgehend transparente und niedrigschwellige Dialog- und Beteiligungsmöglichkeiten schaffen

Der Auftrag

Wir benötigen Akzeptanz und Unterstützung der Mitarbeitenden für das Projekt. Die Stimmung ist kritisch, deshalb möchten wir neue Wege im Projektmanagement gehen.“
– Leiter Haupt- und Personalamt

Mit der Verwendung des Narrativs der Bergbesteigung konnte der Aspekt der „gemeinsamen Anstrengung“ aber auch des anschließenden „Gipfelglücks“ gewinnend und mobilisierend abgebildet werden. Die Visualisierung des Projektes schuf eine Projektionsebene, die schwelende und offene Konflikte entkrampft und besprechbar gemacht haben.

Alle Mitarbeitenden hatten vollständige Transparenz über den Projektverlauf und Zugriff auf alle relevanten Dokumente. Einzelne Symbole aus dem Bergsteigerwelt wurden für die interne wie externe Projektkommunikation verwendet.“

Die Umsetzung

  • Vorbereitend wurde in einer cross-funktional besetzten Arbeitsgruppe der Gesamtrahmen des Projektes definiert und das Narrativ der „Gipfelbesteigung“ inkl. der Bildsprache eingeführt
  • Im Kick-off-Meeting hatten alle Mitarbeitenden und weitere Stakeholder in Break-out Sessions die Möglichkeit, JUST MAP IT als Informations- und Kommunikationsplattform kennenzulernen
  • In der Folge waren die Mitarbeitenden über den gesamten Projektverlauf hinweg befähigt und eingeladen, aktuelle und eigenständige Beiträge zur weiteren Gestaltung der Maps einzuarbeiten
  • Die interaktive Map „Gipfelbesteigung“ bildete den Fachprozess ab. Dort waren alle relevante und entsprechend dem Projektfortschritt aktuelle Projekt-Dokumente wie Timeline, Lieferobjekte, Prozessdokumentationen hinterlegt
  • Auf der interaktiven Map „Orientierungslandschaft“ wurden die Features und Angebote zu den Aspekten Transparenz, Dialog und Beteiligung abgebildet (z. B. Online-Dialog mit Vorgesetzter und Personalrat, Schulungsmaßnahmen und -angebote, Visualisierung der Chancen und Risiken etc.)
  • Das Projekt wurde in Form eines „Bergfestes“ mit symbolischem Eintrag ins Gipfelbuch formell abgeschlossen, die einzelnen Maps in einem hochwertigen Druck an die Mitarbeitenden verteilt
Die Orientierungslandkarte war die visuelle Rahmung des Projektkontextes. Dieses Bild wurde als roter Faden durch die Gesamtmeetings gesponnen und ist mit Beteiligung der Mitarbeitenden gestaltet worden. Funktionen wie Online-Chat, Dokumentation (Schulungsunterlagen, Protokolle, Erklär-Videos etc.) waren integriert.

Ergebnisse